Hvordan planlegge et sportsarrangement: 7 praktiske trinn

Et flott sportsarrangement tilbyr et bredt utvalg av fordeler til samfunnet. Du kan bruke det til pengeinnsamling, for å skape bevissthet og fremme samfunnssammenheng.

Å planlegge arrangementet er den vanskelige delen. Du må være i kontroll fra det tidspunktet du tenker på ideen til etterhendelsesanalysen.

Dette kan være ganske utfordrende, spesielt hvis du ikke har noen erfaring. Eller om arrangementet inkluderer flere sportsaktiviteter.

Ønsker at arrangementet blir en suksess? Her er akkurat hva du kan gjøre.

1. Forbered en detaljert plan

Planlegg godt. For å gjøre dette må du ha eksperter ombord. Skaff seg et team av pålitelige frivillige og spesialister.

Noen av elementene du trenger å ta opp i denne fasen inkluderer:

• Målet for arrangementet
• Dets gjennomførbarhet
• Lover som regulerer slike hendelser
• Tid (f.eks. en dag, noen dager, en uke og så videre)
• Et grovt estimat av budsjettet
• Estimert antall deltakere
• Identifisere potensielle sponsorer hvis du trenger noen

Tips: For inspirasjon, ta en titt på denne «Sports Events Checklist» fra Kent Sports.

2. Angi dato, tid og sted

Dette er mer avgjørende enn de fleste innser. Det er en myriade av faktorer å ta i betraktning.

Hvordan kommer været til å bli? Er alle deltakere tilgjengelige? Har du nok tid til å få alt i orden? Er det store sportsbegivenheter i nabolaget som kan overskygge arrangementet ditt?

Ta deg tid med dette. (Beklager ordspillet.)

Deretter nærmer du styringen av dine foretrukne spillesteder og spørre om deres tilgjengelighet.

Før du har inngått avtalen, bekreft at lokalet har alle nødvendige fasiliteter for sportsangementet. Pass på at ledelsen lar deg bruke dem. Du ønsker ikke leie et sted uten svømmebasseng når svømming er en av dine hovedaktiviteter.

Sjekk om de har separate garderober for damer og menn. Eller om du midlertidig kan konvertere det som er tilgjengelig for å imøtekomme dette.

Tips: For tips om valg av riktig arrangementsdato, ta en titt på denne guiden.

3. Raffiner den opprinnelige planen

Til dette punktet har vi jobbet med de grove ideene som ble generert i det første møtet med eksperter og frivillige.

Med dato angitt og spillested bestilt, er det på tide å få planen mer raffinert. Dette innebærer å sette inn spesifikke detaljer, for eksempel typer turneringer som skal spilles.

La oss bruke fotball som et eksempel. Vil det være en knockout-turnering? Fullskalerte kamper eller endret? Hvor mange lag vil spille?

Bruk dette til alle sportsaktiviteter som finner sted. Fokus på detaljer vil hjelpe deg med å få et tydeligere bilde av forsyningene og tjenestene du trenger.

For å være mer effektiv, lag en liste over nødvendige forsyninger og deres priser. På denne måten blir det vanskeligere for deg å overse noe.

4. Overbevis sponsorene

Du har nå en forseggjort plan og et budsjett. Nå har du en god posisjon til å nærme seg sponsorene du identifiserte. Fortell dem om arrangementet, målene, hvorfor de ville være den ideelle sponsoren, og hva du trenger av dem.

Det er ikke noe rom for feil. Ting som din kommunikasjonsstil, tilnærming, pålitelighet og punktlighet teller. Pass på at du er klar over hva du trenger av dem. Vær klar til å argumentere din forespørsel.

Det er alltid sjansen for at den potensielle sponsoren vil si nei og tvinge deg til å nærme deg andre. I slike tilfeller, bare børst støv av deg og gå videre til neste prospekt.

Tips: For å lære mer om å få sponsorer til en begivenhet, les vår detaljerte guide.

5. Opprett dagens program

Det er på tide å lage et detaljert program for dagen. Planlegging vil være en vanskelig oppgave, spesielt hvis arrangementet har flere aktiviteter.

Først bør du vurdere deltakerne. Idrettsarrangementer er ofte familieorienterte. De tiltrekker seg et stort antall familier med barn, og noen av dem kommer fra langt unna. For deres skyld, prøv å sørge for at viktige aktiviteter er slutt før skumringen.

Ulike aktiviteter og deltakere kan også dele utstyr og tjenestemenn. Vær oppmerksom på slike detaljer. Unngå å planlegge dem på samme tid og forårsake konflikter.

Ideelt sett må du erkjenne sponsorene i programmet. Forhandle med dem og bli enige om salgsfremmende informasjon som skal brukes.

Tips: For å gjøre arbeidet enklere, bruk et gratis online verktøy for å hjelpe deg med å designe ditt program.

6. Ordne forsyninger og tjenestemenn

Få alle forsyningene du trenger for arrangementet i god tid. Forsyningene kan variere fra en begivenhet til en annen. Vanligvis trenger du ting som:

• Resultattavler
• Fløyter
• Racketer
• Netter
• Baller
• Førstehjelpsskrin
• Plakater
• Trofeer
• Sertificater

Begrenset finansiering er en av hovedutfordringene som står overfor hendelsesplanleggere i dag. Spar litt penger ved å leie noen av de varige gjenstandene.

Spillestedets ledelse kan eie noe av utstyret du trenger. Nærme dem og spørre om du kan låne eller leie.

Hvis konkurransen skal bli profesjonell, få profesjonelle dommere og tjenestemenn. Pass på at de ikke er i konflikt. Ingen bør være knyttet til noen av lagene i turneringen. Dette bidrar til å unngå urettferdig konkurranse.

Bli enige om hvor mye du skal betale dem på forhånd.

Tips: GGS International har et utvalg av sportsutstyr til å kjøpe eller leie for arrangementet ditt.

7. Dobbeltsjekk alt

Bekreft at alle nødvendige gjenstander og utstyr er tilgjengelig. Sørg for at de er i god stand. Det samme gjelder for tjenestemenn og frivillige.

Pass på at det er noen få personer som kan utføre grunnleggende førstehjelpsrutiner. I tillegg bør de kunne oppdage tegn på sykdom som farlig kortpustethet. Ha en ambulanse og paramedikere på standby. Distribuer en liste over nødnumre blant deltakerne.

Etter det, ta kontakt med alle deltakerne og lag for å bekrefte deres deltakelse. Sørg for at de signerer en ansvarsfraskrivelse. Dette beskytter deg juridisk sett i tilfelle skade.

Hvis det er spesifikke regler for arrangementet, informer dem om dette. I tillegg gi dem en hjelpelinje som de kan ringe for spørsmål og kommentarer.

Nyt sportsbegivenheten, men…

… ikke glem at du er den ansvarlige.

Som arrangør bør du ha det gøy, akkurat som alle andre. Det er greit å heie og ta de minneverdige bildene.

Men ikke glem selv i et øyeblikk at du er den ansvarlige for alle deltakerne. Din reelle suksess er å styre hendelsen til ferdigstillelse med minimal uhell. Være tilgjengelig under hele arrangementet. Hold deg våken for å legge merke til eventuelle utfordringer eller nødsituasjoner.

Vi vil snart ha en veiledning om hvordan du organiserer sportsbegivenheten på dagen. Følg med.