Hvordan organisere en musikkfestival: 4 trinn til suksess

Vi er godt og virkelig i en alder av festivaler.

Over hele verden blir vellykkede festivaler varemerker for seg selv. I en musikkindustri hvor suksess er langt fra garantert, kan en musikkfestival gjort riktig være fantastisk for alle involverte.

Gjort feil, det kan være katastrofalt.

Skrekkhistorier som the Fyre Festival — også kjent som «The Greatest Party Never Held«— kan fungere som advarselshistorier. Faktisk har vi allerede hentet verdifulle lærdommer fra the Fyre Festival tidligere.

Så, hvordan sørger du for at musikkfestivalen din er gjort riktig?

1. Identifiser hvem din musikkfestival er ment for

Dette er en del av å bygge et varemerke for festivalen din. Festivaler blir vanligvis ikke solgt på bare en headliner. I stedet selges de som et sted for å oppdage nye band og et felles rom for musikere som er i en lignende sjanger eller som målrettes mot samme målgruppe.

For best å forstå dette nivået på merkevarebygging, må du finne ut hvem ditt publikum er. Vil du være rettet mot elektronisk musikkentusiaster eller metallfans? Målgruppen din vil i stor grad påvirke alle videre beslutninger du gjør.

Ta Download Festival som et eksempel. De har hatt fordel av over 15-års historie. I løpet av den tiden har oppstillinger og annonseringsstrategier dreiet seg rundt å målrette mot folk som liker heavy musikk. Av den grunn kjøper folk billetter til festivalen selv før oppstillingen blir annonsert.

Det finnes en rekke metoder for å begrense din eventmålgruppe:

Spørreundersøkelser

Du kan sende ut undersøkelser til din eksisterende e-postliste for å finne ut hvilke band de hører på, hvor de finner konserter, og hva de vil se på festivalen din.

Deltakernes personaer

Opprett en delt personaprofil for din «ideelle» festivalfan. Hva er deres aldersgruppe? Hva er deres interesser? Hvilken musikk hører de på?

Konkurrentforskning

Følg nøye med hva konkurrentene dine og lignende festivaler gjør.

Tips: Sjekk ut denne guiden til å identifisere og tiltrekke festivalfans.

2. Bestem deg om det er best innendørs eller utendørs

Organisatorene av en festival ofte har glamorøse bilder på 80.000 mennesker har kommet for å se sine headliners i et stort felt. Bilder av Woodstock eller Glastonbury kommer til tankene. Men ute er ikke alltid best. Du bør vurdere fordeler og ulemper med innendørs versus utendørs før du reserverer eventet ditt.

Utendørs festivaler

Utendørs festivaler er flotte, men de gir mange potensielle fallgruver. Det er unike problemer å vurdere som kommer med et utendørs event. Det kan hende at du må skaffe eller vurdere annet utstyr.

Ofte vil feltet eller uteområdet du velger, ikke være designet for musikkarrangementer. Dette betyr at du i utgangspunktet trenger å sette opp et eget spillested på forhånd. Alt dette for sjansen for at du kan ende opp med å bli regnet av.

Fordeler ved en utendørs festival

• Mer plass og muligheten til å sette opp flere scener.
• Mer plass til leverandører.
• Plass til folk å campe hvis planen din er en helgfestival.

Ulemper ved en utendørs festival

• Været kan ha dårlig påvirkning, uansett hvor mye du forbereder deg.
• Utstyr for en utendørs festival kan være vanskelig å skaffe og administrere.
• Du må opprette barrierer og kontrollere billettkjøp for å sikre at ingen sniker seg inn.
• Du vil ikke ha hjelp av et spillested og personale.

Innendørs festivaler

Å starte innendørs betyr at du kan i større grad være klar på forhånd. Ansatte på spillestedet brukes til konserter. Du trenger ikke å sette opp avgrensninger, og sikkerhet vil trolig bli enklere. Store spillesteder inkluderer utstyr, dørpersonale, teknisk personale og mye mer. Det etterlater færre ting å bekymre seg for.

Fordeler ved en innendørs festival

• Du kan bruke fasilitetene og kontaktene til spillestedet du velger.
• Ingen risiko for dårlig vær
• Utstyr vil trolig allerede bli satt opp.

Ulemper ved en innendørs festival

• Rom er mer begrenset.
• Det blir komplisert med flere scener
• Mindre plass til andre leverandører og aktiviteter.

Tips: Se vår guide om å planlegge et musikkevent, som inkluderer spillestedsvurderinger.

3. Ikke vær redd for å starte smått

Med mindre du har et stort budsjett, er din første festival ikke sannsynlig å være massiv. Å starte smått er en god ide, uansett. Ifølge Jason Carter, grunnleggeren av ONE Musicfest:

Vanligvis når du bygger en festival fra grunnen, vil det ta deg omtrent fem år for folk til å virkelig bli vant til den, helt fra artistene til sponsorene og patronene.

Festivaler som Y Ikke blir ofte betraktet som eksempler på de som har blitt «grådige». The Guardian-undersøkelsen av hvorfor festivaler går ned, forklarer mer:

Y Not Festival har gått fra 8 000 til 25 000 kapasitet på bare tre år, noe som kan forklare mangelen på ansatte og de irriterte Facebook-kommentarene som nevner «grådighet» som hovedproblemet.

Skaler sakte

Denne veksten i kapasitet — over 300% på tre år — er ikke noe du bør gjenskape. Hvis du starter med en kapasitet på 1000-2000 for å holde den overkommelig, er en økning på 33% til 50% fra år til år mer bærekraftig.

En scene om gangen

Ikke start med flere scener. I stedet begynn heller med en, får det riktig, og deretter skaler og gjenskap. Dette kan være en måte å øke kapasiteten gradvis på, og få erfaring med å klare en scene før delegering av en annen.

Få de riktige verktøyene

Verktøy som Billetto for billettsystem og Festivalpro for planlegging og leverandøradministrasjon kan la selv små festivaler trives fra starten.

Forhåpentligvis vil festivalen din bli til en som vokser. Imidlertid må denne veksten håndteres. Pass på at du har en plan for ekstra bemanning, ekstra musikere og økt antall deltakere. Ikke end opp som en av forsiktighetsfortellingene.

Tips: Her er en god titt på hva som trengs for å gradvis skalere musikkfestivalen din.

4. Ta en forretningsmessig tilnærming

Folk som starter musikkfestivaler gjør det vanligvis fordi de elsker musikk. Du er kanskje ikke den beste forretningspersonen, men du må lære raskt. Hvis du vil at festivalen din skal være til et årlig arrangement, eller hvis du risikerer penger, må du få forretningssiden riktig.

Budsjett

Beregn det minste mulige budsjettet som du trenger for å få festivalen gjort trygt. Du kan følge denne 9-trinns tilnærming for å opprette et eventbudsjett. Å ignorere hvor mye du bruker eller å glemme noen av utgiftene kan bety at du mister penger på festivalen.

Tips: Ta en titt på vår guide om å forberede og administrere eventbudsjettet ditt for flere tips.

Markedsføring

Markedsføringsstrategien for festivalen din vil være en naturlig forlengelse av å finne ut hvem målgruppen din er (Se #1). Finn ut hvor de tilbringer tid, både online og offline, og følg våre tips for å markedsføre tilsvarende.

Tips: Vår guide om å promotere et musikkevent skal vise seg nyttig.

Partnerskap

Uavhengig av hvor selvsikker du er, er det ikke nødvendig å gjøre alt alene. Å bygge partnerskap er avgjørende for musikkfestivaler.

Få penger

Dette kan bety å finne sponsorer, som kan være til en stor økonomisk hjelp. Opprett en sponsorpakke for musikkfestival for å tiltrekke potensielle økonomiske støttere.

Få hjelp

Partnerskap kan også bety at du bruker eksterne leverandører til mat og drikke, samarbeider med sikkerhetsfirmaer, sanitære selskaper og mer. Delegering kan være dyrt, men det vil også bety mye mindre for deg å bekymre deg for.

Tips: For mer informasjon, se vår guide om å få eventsponsorer.

Helse og sikkerhet

Tre ord for å gjøre enhver man skjelve. Du må vurdere permisjoner, eventforsikring, sikkerhet og førstehjelp.

Det er ofte en god ide å ansette en helsekonsulent og delegere denne oppgaven til folk som vet nøyaktig hva de gjør.

Tips: Vår guide til helse og sikkerhet for event dekker alt du trenger å vite.

Husk din motivasjon

Å starte en musikkfestival fra grunnen av er en veldig vanskelig ting å gjøre. Men om det er gjort riktig, kan det være en levedyktig forretning, så vel som et morsomt og hyggelig event.

For å sikre at det går riktig, følg våre tips, vær grundig, og — viktigst — husk motivasjonen for å planlegge festivalen i utgangspunktet. Når det blir vanskelig, er dette til slutt det som vil holde deg i gang.