Din eventberedskapsplan: Sikkerhet først, fest senere

Betydningen av beredskapsplanlegging for event kan ikke undervurderes. Du kjenner den gamle historien om mauren og gresshoppen. Hva skjer når katastrofen rammer og du ikke er klar? Vel, det skjer en katastrofe.

Det er mer arbeid foran deg, men stol på oss: Du vil dekke basene dine med en solid beredskapsplan. Eventorganisatorer er ved roret når uhell oppstår. Du vil ikke være i kapteinens sete uten noe anelse.

Ved å følge vår guide nedenfor kan du begynne å bygge din plan nå. Bruk disse tipsene som et løst eksempel på eventberedskapsplan, og gren ut derfra.

Med den rette forberedelsen kan en total eventkatastrofe bli et håndterbart tilbakeslag.

Gjør deg klar. Bli den mauren.

Hvordan planlegge

Første trinn til en god eventberedskapsplan? Identifiser trusler. Finn ut hvor du er sårbar og bygg dine forsvar.

Førstehjelp

Helse og sikkerhet er blant de mest viktigste bekymringene for eventorganisatorer. Ikke bli tatt på fersken uten en plan for medisinske nødsituasjoner. Prøv å få noen ansatte fra teamet ditt opplært i grunnleggende førstehjelp.

Hvis budsjettet tillater det, kan du til og med ansette et selskap med kunnskap om akuttmedisinsk respons. Det er også lurt å ha AED (automatiske eksterne defibrillatorer) ved hånden. Pass på at nok mennesker i teamet ditt vet hvordan å bruke dem hvis behovet oppstår.

Tips: Du er en eventorganisator, ikke en lege! Likevel, du og ditt team burde vite det grunnleggende om førstehjelp for sikkerhets skyld.

Katastrofer

Vær klar til en rekke store nødsituasjoner. For eksempel, hvis det var brann, hva ville dine deltakere gjøre? Kunne du instruere dem når det oppstår en fare? Her er noen spørsmål å dekke mens du forbereder deg:

• Er dine trapperom ventilerte?
• Er det nødkarter hengt rundt lokalet? Er teamet ditt oppmerksom på lokaloppsettet?
• Snakker noen av dine ansatte flere språk? (Kommunikasjon er avgjørende i nødstilfeller.)
• Har du plan for et terrorangrep? Hva skjer når det er en bombetrussel?
• Er det en nødstrømkilde i tilfelle alvorlige værproblemer?
• Har ditt lokal automatiske branndører?
• Hvor lenge vil det ta for myndighetene å reagere? (Brannmenn, politi, og så videre.)
• Hvordan holder du hovedoppkjøringer og innganger ublokkert?

Tips: Opprett en god beredskapsplan ved å finne ut om et lokal er trygt for ditt neste event.

Tekniske problemer

Moderne event bruker mye teknikk. Hva ville du gjøre hvis billettlesingssystemet ditt slått av? Eller hva om lydanlegget ikke fungerer, og ingen kan høre din gjestetaler?

AV-feilsøkere er nøkkelmedlemmer av eventet ditt. Det er deres ansvar å sjekke teknologien før og under eventet.

Hvis du har noen nøkkelfiler — som videoer eller andre medier — bruk harddisker og USB-pinner. Skylagring er nett-avhengig, og du vet aldri når tilkoblingsproblemer kan oppstå.

I tilfelle brudd på utstyr, er det også en god ide å ha sikkerhetskopiering klar.

Kansellering

Du kjenner den komikeren du har registrert for eventet? Ja da, han kansellerte i aller siste sekund. Sørg for at du har en backup, for sikkerhets skyld.

Å holde en gjest på vakt kan koste deg ekstra, men det er mye bedre enn å gi tilbakebetalinger når din hovedakt kansellerer.

På samme måte, hvis noen av dine ansatte ikke kan komme på jobben, vil du definitivt ha backup på vakt.

Tips:Håndter den fryktede kansellering ved å bruke noen av disse forslagene.

Oppmøte

Hvis en stor del av deltakerne dine ikke kommer, kan dette være en alvorlig eventkatastrofe. Leverandører vil ikke ha profitt, og du vil ikke ha så mye opptak til å dele online.

Enda verre, dine deltakere kan føle at de gjorde en feil. De kan anta at den sparsomme oppmøtet gjenspeiler lav eventkvalitet.

Dessverre kan dette ikke løses på natten. E-post påminnelser kan imidlertid bidra til å begrense dårlig oppmøte. I tillegg skaper betaling for billetter en følelse av investering: Dine deltakere er mer sannsynlig å delta hvis de betalte for det.

Og selvfølgelig, gi deg alltid god tid til å selge billetter og markedsføre eventet ditt.

Tips: Unngå sparsom oppmøte med noen av disse tipsene for billettsalg.

Mat og drikke

Maten må være frisk. Det betyr at eventbestillinger ikke kan utarbeides lenge før dagen for. Maten kan også ende opp med å bli ødelagt eller rett og slett uspiselig. Hvis din caterer ikke kommer, vil du være glad for å ha sikret en backup.

Det kan også være en god ide å inngå en avtale med to separate cateringfirmaer for sikkerhets skyld. Hvis du ikke trenger ekstra mat, får eventpersonalet en gratis lunsj.

Tips: Noen cateringfirmaer som StandByChef tilbyr cateringtjenester på siste øyeblikk, og tilbyr mat og drikke så sent som 48 timer før dagen for eventet.

Sikkerhet

Yep, gatecrashers eksisterer. For ikke å nevne bråkete deltakere og konflikter på stedet som blir til mer enn uformelle uenigheter.

Bemanning av døren er en enkel måte å planlegge for sikkerhetstrusler. Bare et lite team av uniformerte sikkerhetsfolk kan frata deltakerne fra å starte problemer. Sikkerhet er en stor ressurs for enhver eventberedskapsplan, så ikke spar på beskyttelsen hvis det er sjanse for at du trenger den.

Tips: Eventsikkerhetsselskaper er vanligvis den mest effektive måten å holde alle trygge på.

Kommandonivå

Selv et team med en eventberedskapsplan kan kanskje ikke være utstyrt for å egentlig håndtere ting. Det bør være null uorden eller krangling når det oppstår en nødsituasjon.

Et kommandonivå vil avklare hvem som tar beslutninger. Alle i teamet ditt bør være oppmerksomme på beslutningsprosessen. De bør vite hva som er fordel ved å delegere svaret til neste nivå.

Individuelle ansvar bør legges ut for hver person på teamet. Rask, avgjørende handling er det som vil redde dagen.

En grunnleggende mal for beredskapsplan

Den faktiske planen skal skisseres i et enkelt dokument. På denne måten kan du dele den med eventteamet og annet personale. Bruk punktene nedenfor som et kort eksempel på beredskapsplan.

Scenariet

Oppliste trusselen. Du kan legge til små detaljer som hvorfor det er en trussel og konsekvensene av denne trusselen når den ikke håndteres.

Eksempel: «En brann som ikke håndteres kan raskt spre seg. Det truer livet til alle i nærheten og ødelegger dyr eiendom.»

Beredskapsplan

Forsvar er det beste angrep. Oppliste hvordan å ta utgangspunkt i sikkerhetsregler. Avhengig av trusselen kan dette omfatte nødtreninger, utstyrsundersøkelser, eller til og med bare planer for å administrere egenmelding.

Eksempel: «Bli kjent med kartet over bygningen. Hver medarbeider burde vite hvor utgangene er og hvor alarmer er plassert. Vi skal utøve en brannøvelse etter dagens beredskapsplanmøte.»

Svarprotokoll

Beskriv hvordan å takle trusselen. Hva er kjernen av problemet, og hva er din filosofi for å håndtere den?

Eksempel: «Vår prioritet er sikkerhet. Den første ting å gjøre når du ser en brann? Trykk på alarmen. Gå straks ut av bygningen, hold deg lav og unngå røyk. Alle må gå ut så snart som mulig. Ring brannvesenet kun når du har nådd et trygt område utenfor bygningen.»

Tips: Prøv å lage en plan med en tidslinje som personalet skal følge i nødstilfeller.

Hva er planen igjen?

Det er bedre å være trygg enn å angre! Kommenter nedenfor om dine egne erfaringer med håndtering av nødsituasjoner.