Billetto Blog

Go out more.

Eventplanlegging

by on Legg igjen en kommentar

Slik forhandler du med eventlokaler og leverandører: 16 tips som virker

Du har gjort det meste av planleggingen for ditt kommende event, og har innsett at det er veldig enkelt å bruke penger.

Så, hva gjør du?

Du forhandler om prisen. Det neste spørsmålet vil naturligvis være hvordan du gjør det. Vel, kjære leser, det er det vi er her for.

Les videre for å lære 16 nyttige tips for hvordan du kan forhandle med eventlokaler og leverandører, slik at du får mest mulig ut av eventbudsjettet.

1. Bestem budsjettet

Det første steget er å fastslå eventbudsjettet ditt, slik at du vet hva du har å jobbe med. En del av det vil innebære å gjøre noen innledende undersøkelser, slik at du vet hvor mye du skal sette av til lokalet og leverandører.

2. Ikke vis kortene dine

Selv om du vet hvor mye penger du kan bruke, betyr det ikke at du bør fortelle dette til lokaler og leverandører du forhandler med.

En bedre tilnærming er å fortelle dem at du fremdeles regner ut budsjettet. De vil gi deg et anslag basert på standardpriser, og du kan forhandle dem ned derfra.

3. Vurder nye virksomheter

Nye lokaler og leverandører vil være mer sultne på «business» enn de mer etablerte. Det betyr også at de vil være mer villige til å forhandle om prisen med deg.

Alternativt kan du også se på bedrifter med middels eller dårlige anmeldelser på nettet. De vil være like sultne på nye kunder som kan hjelpe dem med å gjenopprette ryktet deres.

Vær oppmerksom på at både nye og dårlig evaluerte virksomheter innebærer den ekstra risikoen at du ikke vil motta topp service.

Tips: Vurder å spørre en ekspert på lokaler om nye loakler som kanskje vil ha deg som kunde.

4. Samle flere prisanslag

Du bør aldri nøye deg med det første og beste lokalet, eller leverandøren, du kommer over. Det er et bredt spekter av virksomheter å velge mellom – og derfor et bredt spekter av kostnader.

Når du har samlet flere tilbud, kan du begynne å sette opp virksomhetene mot hverandre. Det er en flott forhandlings-taktikk, fordi de ikke vil tape til konkurrenten.

5. Vær obs på salgstaktikker

Det er bra å sette eventlokaler og leverandører opp mot hverandre, men dette spillet kan gå to veier. Vær forberedt på at selgere vil prøve å spille det samme trikset på deg.

Slik forhandler du med eventlokaler: Vær obs på salgstaktikker.
Vær obs på salgstaktikker.

Du kan bli fortalt at andre parter er interessert i å bestille lokalet eller ansette leverandøren for samme dato som deg – på den måten trenger de ikke å senke prisene.

6. Vær realistisk når det gjelder oppmøte

En av dine fordeler under forhandlingene er antall personer du kan bringe med deg inn i lokalet. Hvis du overvurderer deltagelsen på eventet, mister du fordelen din.

En realistisk antall derimot, vil sette deg i en mye sterkere posisjon til å forhandle priser og avgifter for både lokaler og leverandører. Hvis du kan garantere gjester, kan du senke prisen.

Tips: Ta en titt på ulike tips for å forutsi deltagelse på events.

7. Timing er alt

Det beste tidspunktet for å forhandle pris på er i lavsesongene og hverdager. Eventlokaler og leverandører har ingen grunn til å gi deg rabatt i perioder de er høyt etterspurt.

Enda et godt tidspunkt å forhandle på er på slutten av måneden eller kvartalet. Dette er bedrifter, så de vil ha månedlige og kvartalsvise mål å oppfylle og vil være mer fleksible på pris.

Alternativt kan du informere lokalet og leverandørene om at du er fleksibel når det kommer til dato. På den måten kan du velge et tidspunkt der de er mindre opptatt og dermed få en redusert pris på tjenestene deres.

8. Vær spesifikk

En vanlig nybegynner-feil du bør unngå, er å være vag om hva du vil. Vær alltid spesifikk med hensyn til hva du ønsker skal skje under forhandlingene.

Slik forhandler du med eventlokaler: Vær spesifikk om hva du ønsker.
Vær spesifikk om hva du ønsker.

Ikke be om «en rabatt.» Be om 10% rabatt. Ikke be om en bedre pakke. Be om at spesifikke elementer blir lagt til eller fjernet fra pakken du har fått prisanslag for.

9. Utnytt deg av samlokaliserte events

Det er ikke uvanlig at lokaler er vertskap for flere events på samme dag eller i løpet av en relativt kort tidsperiode. Undersøk hvilke andre events som finner sted på det lokalet du vurderer.

For eksempel, hvis du velger den samme menyen som et annet event i same lokalet, kan det hende du kan forhandle ned prisen, siden cateringfirmaet vil ha mindre arbeid å gjøre.

10. Ta med ditt eget personale

Mange lokaler har en liste over foretrukne leverandører de ønsker at du skal ansette når du bestiller plassen deres. Disse leverandørene har en avtale med lokalet, og prisene vil ofte være høyere.

Spør lokalet om du enten kan ta med ditt eget personale eller ansette en tredjepartsleverandør. Hvis de ikke godtar det, samler du anslag fra eksterne leverandører for å forhandle ned prisen for lokalets foretrukne leverandør.

11. Be om ekstra

Det er ikke alltid mulig å prute om prisen på et lokale eller en tjeneste. Noen ganger er det bedre å be om at tilleggene blir lagt til pakken du diskuterer med dem.

Mange bedrifter vil ha en grunnpris de trenger for å dekke utgiftene og samtidig tjene penger. De vil ofte kunne kaste inn tilleggstjenester til liten eller ingen ekstra kostnad for seg selv.

12. Diskuter avbestillingsklausulen

Det er verdt å diskutere avbestillingsklausulen i kontrakten din med lokalet eller leverandøren. Du mister ofte depositumet ditt hvis du av en eller annen grunn må avlyse eventet.

Du bør be om en avbestillingsklausul med glidende skala. Noe som betyr at du får mer tilbake av depositumet ditt desto tidligere du avbestiller bookingen.

Tips: Sjekk ut denne veiledningen om avbestillingsklausuler for en mer detaljert innføring.

13. Foreslå videre samarbeid for fremtiden

Hvis du organiserer flere events eller planlegger å holde et oppfølgings-event, ikke glem å fremheve dette under forhandlingene. Utsiktene til gjentatt virksomhet er et flott verktøy for å forhandle prisen på det første eventet.

14. Tilby noe i gjengjeld

Penger er ikke alt, og det gjelder også for forhandlinger. Vurder om du har noe annet du kan tilby eventlokalet eller leverandørene i retur for at de ga deg en god avtale.

Kanskje du har et stort antall følgere på sosiale medier som du kan bruke til å markedsføre dem. Eller kanskje eventet ditt har kjendiser eller influensere på gjestelisten, noe som vil se bra ut på deres merittliste.

15. Vær villig til å forlate forhandlingene

Ikke vær redd for å å forlate forhandlingene. Ikke alle lokaler og leverandører vil være like fleksible eller villige til å forhandle med deg. Noen av dem kan rett og slett være urimelige.

Slik forhandler du med eventlokaler: Vær villig til å forlate forhandlingene.
Vær villig til å forlate forhandlingene

Vit når du har prøvd alle forhandlingstaktikkene og brukt opp alternativene dine. Ikke kast bort tiden din med å sparke en død hest. Det er mange lokaler og leverandører å velge mellom.

16. Følg opp etter eventet

Du vil vanligvis betale et depositum på forhånd, for deretter å betale den endelige regningen etter eventet. Det er viktig at du sjekker de endelige leveransene opp mot det dere ble enige om.

Be om rabatt på den endelige prisen hvis du ikke er fornøyd. Ingen bedrifter vil ha de negative anmeldelsene som kommer med en dårlig opplevelse, og vil være motiverte for å unngå det.

Bruk disse tipsene for hva de er verdt

Det er ikke alltid like lett å forhandle om prisen på lokaler og tjenester. Men med litt innsats er det definitivt mulig å få en bedre avtale.

La oss få vite om disse tipsene for hvordan du kan forhandle med eventlokaler og leverandører har fungert for deg. Og føl deg fri til å bidra med egne tips i kommentarfeltet nedenfor.

by on Legg igjen en kommentar

Gjennomfør en generalprøve for ditt event (+sjekkliste)

You only get one shot, do not miss your chance to blow, this opportunity comes once in a lifetime, yo…

– Eminem, «Lose Yourself»

Som artist med mange liveshows under beltet, forstår Eminem verdien av generalprøver. Ingenting er mer pinlig enn å glemme sine egne linjer foran en spent (og dømmende) folkemengde.

Som en eventarrangør, bør du verdsette generalprøver like mye som Eminem. Selv om dere har forskjellige yrker, er resultatet av et mislykket event det samme: Folk vil bue. Og kaste ting.

Så la oss se på generalprøver for events, hvorfor de er viktige og hvordan du gjennomfører dem.

Les videre for å finne ut…

  • Hva en generalprøve er
  • Hvorfor du bør gjennomføre en for ditt event
  • Hvordan gjennomføre en vellykket generalprøve
  • De ulike typene av generalprøver
  • Hvilke events som vil ha størst nytte av en generalprøve
  • Alt som bør finnes på sjekklisten til en generalprøve for ditt event

Sannheten er at du ikke bare får en sjanse til å holde et vellykket event. I hvert fall ikke hvis du øver ordentlig.

Hva er en generalprøve for events?

De av dere som er kjent med teaterverdenen, vil allerede kjenne til begrepet “generalprøve.” Det er her skuespillerne spiller seg gjennom hele stykket som om publikum var til stede.

Ingen pauser, kommentarer eller endringer er tillatt under en generalprøve. Det er en strålende øvelse i hva som vil skje på selve dagen og hvordan alle vil takle eventuelle feil som blir gjort.

En generalprøve for ditt event bør også være slik. Det er en måte å sjekke om du og dine ansatte er forberedt på hva som vil skje når de faktiske gjestene dukker opp.

Tenk på det som en brannøvelse. Det er ikke ment å forårsake ekstra stress, men heller å redusere stress, fordi alle allerede vet nøyaktig hva de skal gjøre.

Hvorfor bør du gjennomføre en generalprøve for ditt event?

For en tid tilbake satt Barack Obamas limousine, med tilnavnet “The Beast”, seg fast på en fartshump. (Eller ikke, avhengig av hvem du spør.) Det virket som et morsomt scenario for folk flest – og patetisk i kritikernes øyne.

Tenk at den sikreste bilen i hele verden ble overrumplet av en liten fartshump. Dette scenariet understreker hvor viktig en generalprøve er for et events suksess.

Gjennomfør en generalprøve for ditt event: Ikke forsøk å utilsiktet skrive oppfølgeren til denne boken.
Ikke forsøk å utilsiktet skrive oppfølgeren til denne boken.

Slik gjennomfører du en vellykket generalprøve for eventet ditt

Sørg for at du dekker alle aspekter av eventet ditt for å sikre at responsen fra deg og teamet ditt er slik du ønsker den skal være. Obamas team hadde sannsynligvis gjort flere grundige generalprøver.

Det var imidlertid før det skjebnesvangre besøket i Irland. De overså eller glemte noe den dagen, og resultatet er nå over hele Internett for folk å se.

Generalprøver for events avslører de ørsmå sprekkene i rustningen, de som kanskje ikke er synlige under planleggingsprosessen. De spretter ikke frem før du begynner selve utførelsen.

For å vite hvordan du gjennomfører et vellykket event, er det viktig at du forstår de forskjellige typene av generalprøver for events, samt hvilke events de passer best for.

De ulike typene av generalprøver for events

Hvilken type generalprøve du vil gjøre for ditt event, vil i stor grad avhenge av hvilken type event du organiserer. Men som en generell tommelfingerregel er det to typer generalprøve.

Teknisk generalprøve

Her tester du alt det tekniske utstyret du planlegger å bruke under eventet. Det inkluderer lyd, belysning, spesialeffekter og automatisering.

I teater, for eksempel, vil designerne gjennomføre en generalprøve for å se hvordan lys vil påvirke fargen på rekvisittene og kostymer, slik at de kan gjøre de endringene som trengs.

Det tekniske personalet vil også få en sjanse til å gjøre seg kjent med flyten av eventet og fikse alle problemer som oppsetning, lysstyrke, posisjon og vinkler.

Logistisk generalprøve

En logistisk generalprøve vil gi teamet ditt en sjanse til å øve seg på å gå gjennom alle «bevegelsene» for eventet.

Det inkluderer forberedelse av menyen, borddekning og plassering av dekorasjoner og innredning, blanding av drinker, å sette opp skilt og gå gjennom alle eventplanene.

Denne typen generalprøve bør gjøres så nær det virkelige eventet som mulig, så ingen glemmer hva de skal gjøre før det starter.

Typer events som har størst nytte av generalprøver

Alle slags events kan dra nytte av en generalprøve, selv om noen definitivt har større sannsynlighet for å trenge en enn andre. La oss gå over de fire typene events som får mest mulig utbytte av en generalprøve.

Live demonstrasjoner

Events som live demonstrasjoner av produkter fra et selskap, bør etterlate publikum summende av forventning og spenning for det nye produktet eller tjenesten.

Ingenting er mer pinlig enn å prøve å vise frem et nytt produkt, bare for at det skal mislykkes foran publikummet du håper å selge det til. Ikke vær som Apple her nedenfor:

Teaterforestillinger

Som nevnt tidligere er teaterproduksjoner veldig godt kjent med generalprøver. Det er fordi det vil bryte publikums «suspension of disbelief» hvis noe går galt.

Selv The Play That Goes Wrong (Kollaps i kulissene), som er basert rundt konseptet om at alt som kan gå galt vil gå galt, er nøye planlagt. (Stort sett så ingen rekvisitter treffer skuespillerne i hodet.)

Musikkonserter

Som med teaterforestillinger, deltar publikum på musikkonsert med forventning om at alle vet hva de holder på med – spesielt musikerne.

Hvis vokalisten glemmer teksten, trommeslageren er ute av rytme, og gitaristen roter til soloen sin, så staver det “negativ anmeldelse” i store bokstaver.

https://www.youtube.com/watch?v=FKGYLC3a-Tk

Presentasjoner

Det er mange ting som kan gå galt under en presentasjon. Men, kanskje ingen så uheldige som hendelsen der en lærer ved uhell spilte en «voksen» video på en projektor foran et overrasket og nokså sjokkert klasserom.

Ikke vær som ham. Spesielt ikke hvis presentasjonen din handler om noe alvorlig som du vil at folk skal kjøpe eller støtte med en donasjon.

Sjekkliste for gjennomføring av generalprøve for ditt event

Nå som du er kjent med generalprøver, viktigheten av dem og hvordan du bruker dem, er det på tide å se på den praktiske kunnskapen om generalprøver for events.

Her er en liste over ting du kan gjøre før eventet som en del av generalprøven:

  • Slå på lysene og sørg for at de faller på rett sted.
  • Prøv mikrofonene og pass opp for «rundhyl».
  • Ordne bord og sitteplasser.
  • Sørg for at alle kan se hva som skjer uansett hvor de sitter.
  • Sett opp dekorasjonene for lokalet.
  • Korrekturles alle dokumenter, lysbilder og filer.
  • Sjekk WiFi-hastigheten.
  • Fremfør showet med alle skuespillere og rekvisitter.

Tips: Du kan lese mer om hvert av disse elementene i denne artikkelen som inneholder en sjekkliste til generalprøver for events.

ikke la det være opp til tilfeldighetene

På grunn av følelsen av å være tom for kontanter, tid eller begge deler, kan noen arrangører velge å hoppe over en generalprøve før eventet.

Det kan bli en kostbar affære på et lite sekund. Du risikerer negative anmeldelser på sosiale medier, demoralisering av teamet ditt, og skremme vekk sponsorer og givere.

Inkluder derfor en generalprøve i budsjettet ditt. Det kan faktisk føre til at du sparer penger.

by on Legg igjen en kommentar

Slik skriver du en forretningsplan for events (+Sjekkliste)

En forretningsplan for events er et praktisk dokument som hjelper deg med å holde fokus som eventarrangør. Men det er også et godt verktøy for å selge event ideen din til potensielle investorer.

Les denne guiden for å lære om alle de forskjellige seksjonene du bør ta med i forretningsplanen din, slik at den blir funksjonell og overbevisende.

1. Bedriftsstruktur

Strukturen til ditt eventfirma og team vil gå en lang vei for å overtale investorer. Det spiller ingen rolle hvor fantastisk eventforslaget ditt er hvis det ikke finnes et team som kan gjøre det til virkelighet.

Dette er ting du bør ta med i beskrivelsen av bedriftsstrukturen din:

  • Deg og din rolle som eventarrangør
  • Eventteamet du har rekruttert (pluss deres titler og stillingsbeskrivelser)
  • Hva slags bedrift du driver (Enkeltpersonforetak , partnerskap eller aksjeselskap)
  • Hvilke leverandører og firmaer du har tenkt å samarbeide med
  • Din bedrifts historie og eventuelle tidligere prestasjoner

Tips:Hvis bedriftsstrukturen din er mer kompleks, bruk denne guiden til å hjelpe deg med å skrive en beskrivelse.

2. Eventbeskrivelse

Eventbeskrivelsen er det saftige kjøttet på beina av forretningsplanen din. Det er her du virkelig vil prøve å selge konseptet ditt til potensielle investorer. Vær nøye med å inkludere så mange detaljer som mulig.

Dette er det du trenger å adressere i eventbeskrivelsen:

  • Eksistenserklæring: beskriv det overordnede målet for eventet og hva du håper å oppnå før, under og etter eventet.
  • Mål og tidslinje: skisser oppgavene som må gjøres, når de må gjøres, hvem som skal gjøre dem, og hvordan de planlegger å gjøre dem for å oppnå det overordnede målet for eventet.
  • Eventprogram: beskriv programmet for eventet i detalj og gi en oversikt over hva slags innhold du har tenkt å presentere for deltagerne.
  • Målgruppe: fortell investorene hvilken demografiske gruppe du ænsker å nå (inkluder din kundepersona), hvorfor eventet ditt vil appellere til dem, og hvordan du planlegger å markedsføre det.
  • Interessenter: inkluder alle viktige interessenter i eventet, hva deres nivå av involvering er og hvordan eventet vil komme dem til gode.

Du kan også inkludere litt historie om eventet hvis du har organisert et lignende event tidligere. Ikke vær sjenert, ta med alle positive resultater, så vel som planene dine for å utvide dem i fremtiden.

3. Utviklingsplan

Eventbeskrivelsen skal drive potensielle investorer til å støtte det aktuelle eventet. Utvid den med en utviklingsplan for fremtiden, og de vil få skinnende dollartegn i øynene.

  • Fremtidsvisjon: vis det store bildet ved å beskrive visjonen din for eventet fremover. Blir det enda større neste år? Vil du utvide det til å inkludere andre land?
Forretningsplan for events: Vis at du har en visjon for fremtiden.
Vis at du har en visjon for fremtiden.
  • Strategisk utvikling: skisser hvordan du planlegger å få fremtidsvisjonen til å bli virkelighet, hvordan tidslinjen vil se ut, og hvem som vil være involvert i utviklingen.
  • SWOT analyse: vis investorene at du har tenkt gjennom og vurdert alt ved å gi dem en analyse av styrkene og svakhetene i visjonen din.

Tips:Hvis du ikke har tidligere erfaring med det, kan du lære hvordan du utfører en SWOT-analyse for events her.

4. Krav til eventet

Bruk kravene for eventet til å skissere hva du trenger for å få eventet til å bli virkelighet. Det vil gi investorene et inntrykk av hvor mange ressurser du trenger. Det vil samtidig vise dem at du har vært grundig i forberedelsene dine.

Her er noen få av de mange tingene du trenger for eventet ditt:

  • Fasiliteter: oppgi lokalet, cateringfirma, reise, overnatting, parkering, strøm og WiFi.
  • Utstyr: inkluderer lyd, belysning og sceneutstyr for alle underholdere eller forelesere.
  • Bemanning: beskriv eventuelle event, service, sikkerhet, underholdning og medisinsk personell du trenger.
  • Jurudisk: skisser alle de ulike lisensene og forsikringene du trenger for eventet.
  • Budsjett: ta med noen omtrentlige tall for hvor mye alt det ovennevnte vil koste.

Tips: Les vår guide om hvilke eventforsikringer du trenger.

5. Plan for markedsføring

Potensielle investorer er ikke de eneste du trenger å selge eventet til. Målgruppen din må også vite om det. Derfor er det naturlig å anta at investorene dine vil vite hvordan du planlegger å få ordet ut.

Forretningsplan for events: Lag en detaljert plan for markedsføring.
Lag en detaljert plan for markedsføring.

Her er noen ting du bør ta i betraktning når du formulerer planen din for markedsføring:

  • Posisjonering: definer dine unike salgspoeng, og hvordan du vil possisjonere eventet i forhold til konkurrentene dine.
  • Billettsystem: nevn hvor mye billettene dine vil koste, og hvordan du planlegger å distribuere dem.
  • Promotering: spesifiser hvilke kanaler (for eksempel e-post, direktemelding, SEM og sosiale medier) du vil bruke for å markedsføre eventet og nå ut til publikum.
  • PR: identifiser de ulike mediekanalene du vil nå ut til, og hvordan du vil overtale dem til å engasjere seg i ditt event.
  • Budsjett: estimer hvor mye det vil koste å markedsføre eventet som helhet.

Tips:Du kan laste ned denne malen for markedsføring av events for å skissere planen din.

6. Økonomisk plan

Det koster penger å tjene penger, men alle som investerer deres i ditt event vil ønske å vite om du kan håndtere det. Skriv opp en økonomisk plan for hvordan du skal administrere eventbudsjettet.

Skisser alle de mulige inntektskildene fra eventet:

  • Billetter
  • Merchandise
  • Salg av utstillingsplasser
  • Finansiering
  • Bevilgninger
  • Donasjoner
  • Sponsorer

Deretter lister du også alle forventede utgifter:

Forretningsplan for events: Vis investorer at du kan administrere budsjettet.
Vis investorer at du kan administrere budsjettet.

Tips: Les vår guide om hvordan du planlegger et eventudsjett for å hjelpe deg med å estimere kostnadene for eventet ditt.

7. Avslutning

Nå som du har dekket alle de viktige seksjonene i forretningsplanen din, er det på tide å pakke den inn og få den til å se fin ut.

Her er seksjonene du bør ta med før og etter seksjonene vi nettopp har dekket:

  • Forsiden: inkluderer navnet på eventet og logoen, tittelen på forretningsplanen og kontaktinformasjon.
  • Innhold: lag en innholdsfortegnelse som skisserer alle de forskjellige delene av forretningsplanen din.
  • Sammendrag: skriv hele forretningsplanen i et kondensert format som dekker alle viktige detaljer, men som det kun tar noen få minutter å lese gjennom.
  • Vedlegg: ta med vedlegg på baksiden hvis du har tilleggsnotater, rapporter eller forskning som vil komplimentere forretningsplanen din.

Tips: Du kan lese denne guiden om hvordan du formaterer en forretningsplan for å gi deg et rammeverk.

Sjekkliste for forretningsplanen din

Bare for å oppsumere, her er de seksjonene du trenger å ta med i forretningsplanen for eventet:

  • Forside: tittel, event navn, og logo.
  • Innholdsfortegnelse: sidetall for hver seksjon.
  • Sammendrag: en kondensert versjon av forretningsplanen din.
  • Bedriftsstruktur: type bedrift og personaldetaljer.
  • Eventbeskrivelse: mål, program og målgruppe.
  • Utviklingsplan: fremtidsvisjon, strategi og SWOT-analyse.
  • Krav for eventet : fasiliteter, utstyr, bemanning og juridisk.
  • Markedsførings plan: posisjonering, billett salg, promotering, PR og budsjett.
  • Økonomisk plan: inntekter og utgifter.
  • Vedlegg: tilleggsforskning, grafer og notater.

Konklusjon

Det vil ta litt tid å formulere forretningsplanen din, men du vil være glad for at du gjorde det når den er klar. Den vil ikke bare være nyttig for potensielle investorer, men også for deg og ditt eventteam.

Husk at forretningsplanen din bør være et levende dokument. Oppdater den hver gang det er nye utviklinger.

Hvis du fremdeles er sulten på mer, kan du se på denne videoen om hvordan du skriver opp en forretningsplan:

by on Legg igjen en kommentar

Den ultimate guiden til et vellykket mat- og drikkeevent

«Mat er en viktig del av et balansert kosthold.»

– Fran Lebowitz

Hvis du er i spillet om å planlegge mat- og drikkeevents, er du i en bransje som aldri går tørr. Men det er mange events som imøtekommer foodies på markedet, så hvordan får du ditt til å skille seg ut?

Vi har satt sammen den ultimate guiden til et vellykket mat- og drikkeevent, slik at du kan gjøre et varig inntrykk på gjestene dine.

I denne guiden vil du lære om:

  • Hvordan du planlegger for og presenterer maten
  • Promoteringsteknikker for å selge billetter som vil gi deg vann i munnen.
  • Hva du skal gjøre som vert når du serverer hors d’œuvre.
  • Hvordan du følger opp etter at tallerkene er blitt slikket rene.

Bon Appétit!

1. Planleggingen av ditt mat- og drikkeevent

Fantastiske matopplevelser og matsmak handler ikke bare om god smak. Det handler om opplevelsen som en helhet. Bruk planleggingsfasen til å finne ut hva du vil at gjestene dine skal føle før, under og etter eventet.

Her er hovedpunktene du bør huske når du planlegger et vellykket mat- og drikkeevent:

Forventninger

Velg mat som tilfredsstiller dine gjesters forventninger.

Lokalet

Finn et lokal som gjenspeiler temaet for eventet ditt.

Tall

Finn ut hvor mye mat og drikke du trenger per gjest.

Catering

Ansett et godt cateringfirma som du kan stole på, og som leverer service av høy kvalitet.

Presentasjon

Husk å planlegge hvordan du vil at maten skal presenteres.

Kostholdsbehov

Vurder kostholdsbehov som matallergier.

Miljø

Sørg for at maten eller råvarene du bruker kommer fra området og tenk på miljøet.

Ultimate guide til et vellykket mat- og drikkeevent: Planlegging.
Planlegg ting i detalj.

Maten og drikken skal naturligvis være midtpunktet for eventet ditt. Men når det er sagt, bør du ikke overse andre aspekter ved eventet, for eksempel presentasjonen.

Neste steg

Les artikkelen nedenfor for å lære mer om hvordan du velger riktig meny, catering og lokalet for ditt mat- og drikkeevent.

Videre lesing: Hvordan planlegge et mat- og drikkeevent.

2. Markedsføringen av ditt mat- og drikkeevent

Gi dine potensielle gjester en smak av hva som skal komme gjennom promoteringen av eventet. Utnytt fristende bilder og mateksperter for å hjelpe deg med å bygge interesse både on- og offline.

Her er noen ideer for hvordan du kan markedsføre mateventet ditt:

Flygeblad og plakater

Plasser fysiske annonser, som flygeblad og plakater, på steder der folk handler mat.

Sosiale medier

Bruk sosiale medie-plattformer for å nå folk som er interessert i maten du skal servere.

Bilder

Fokuser på de visuelle aspektene ved promoteringen din, og gjør bildene så fristende som mulig.

Hashtags

Utnytt populære hashtags fra sosiale medier som er relatert til mat (for eksempel #sushi eller #yummy).

Influensere

Forsøk å få en foodie-influenser ombord for å hjelpe deg med å markedsføre ditt eventet for sitt publikum.

Catering

Be cateringfirmaet ditt om å hjelpe deg med å markedsføre eventet (og maten deres) på deres sosiale medier.

Grupper

Markedsfør eventet ditt til grupper (så vel som enkeltpersoner) for å maksimere eksponeringen og oppmøte.

Promotering.
Få ditt mat- og drikkeevent ut på sosiale medier.

Neste steg

Vi har laget en velsmakende guide for hva du trenger å gjøre for å få ordet ut om ditt mat- og drikkeevent. Sjekk det ut nedenfor!

Videre lesing: Promotering av ditt mat- og drikkeevent: en smakfull guide.

3. Vertskap for mat- og drikkeevent

Markedsføringen din vil ha fått Instagram til å koke over med bilder av dine kulinariske ferdigheter. Nå er det på tide å vise gjestene dine at beviset virkelig ligger i puddingen.

Dette er ting du bør gjøre på dagen for mat- og drikkeeventet:

Sitteplasser

Dekk bordene og arranger sitteplassene alfabetisk slik at de er enkle å finne.

Musikk

Cue musikken for å skape den rette atmosfæren til temaet for middagen din.

Sikkerhet

Forsikre deg om at du overholder matsikkerhetsstandarder slik at maten ikke blir dårlig før den serveres.

Hilsener

Hils gjestene velkommen når de ankommer, server hors d’œuvre og kunngjør menyen.

Sosialisering

Bryt isen, få hver gjest til å føle seg spesiell og husk å holde samtalen ren.

Takk alle sammen

Takk gjestene for at de kom. Hjelp de med transport og overnatting om det er nødvendig.

Ultimate guide til et vellykket mat- og drikkeevent: Vert.
Øv deg på presentasjonen av maten.

Neste steg

Vi har bare dekket et lite utvalg av de mange tingene du bør gjøre som vert på dagen for eventet ditt. Les vår fulle guide for hvordan du kan være den perfekte verten nedenfor.

Videre lesing: 24 tips for å være vert for et mat- og drikkeevent.

4. Oppfølging etter mat- og drikkeeventet ditt

Flaskene og tallerkene er tomme, og gjestene har reist hjem. Nå er det tid for å slå mens jernet er varmt og følge opp med takknemlighet og insentiver for å komme tilbake.

Dette er hva du bør gjøre dagen etter mat- og drikkeeventet:

Gjennomgang

Vurder om alt gikk som planlagt, og evaluer cateringfirmaet.

Si tusen takk

Takk alle som deltok på mat- og drikkeeventet og cateringfirmaet (hvis de gjorde en god jobb).

Tilbakemelding

Mens du takker gjestene for deres selskap, kan du også spørre de om hva de likte best og om hva som kunne vært bedre.

Insentiver

Gi dem et insentiv til å komme tilbake, for eksempel rabatt på billetter til ditt neste event.

Data

Se på hvor godt e-postene dine, sosiale medier og annen markedsføring fungerte.

Billetter

Tell billettene du har solgt, og ha en idédugnad om hvordan du kan selge flere neste gang (hvis du ikke allerede ble utsolgt).

Budsjett

Se på bunnlinjen og vurder om det var lønnsomt å jobbe med lokalet og cateringfirmaet.

Følg opp
Takk gjestene dine og folkene som fikk eventet opp og i gang.

Neste steg

Tilbakemeldinger er uten tvil en av de mest effektive måtene du kan forbedre deg på. Så grav deg ned i vår guide om hvordan du kan få tilbakemeldinger fra gjestene dine etter at du har takket dem for at de deltok.

Videre lesing: Tilbakemelding på mat: oppfølging etter et mat- og drikkeevent .

Avslutte

Å organisere et mat- og drikkeevent kan være en munnfull. Men hvis du følger trinnene vi har skissert, vil du aldri bite av mer enn du kan tygge.

Nøkkelpunkter

Her er noen viktige punkter du kan ta ut av fryseren når du begynner å planlegge eventet ditt:

  • Plasser maten og akkompagnementene i sentrum for eventplanleggingen.
  • Fokuser på visuell promotering for å gi gjestene dine en smaksprøve av eventet.
  • Vær en vert i ordets beste betydning og legg til rette for gode samtaler.
  • Saml så mange tilbakemeldinger du kan om maten for å optimalisere neste event.

Håper du likte denne guiden og er klar til å arrangere et vellykket mat- og drikkeevent! Hvis du har noen gode tilbehør du vil legge til i menyen vår, så legg igjen bestillingene i kommentarfeltet nedenfor!

by on Legg igjen en kommentar

Slik velger du dato for et event: 12 ting du bør tenke på

Hva er de beste datoene for å være vertskap for events? Et godt spørsmål som vi vil prøve å hjelpe deg med å svare på i denne artikkelen.

Det kan virke greit å velge en dato for bestemte events: bursdager, jubileum, jul, påske og nyttår … men ikke alle events er lett bundet til bestemte datoer.

Så hvordan velger du riktig dato for ditt event?

Det er 365 dager å velge mellom, så det kan være skremmende å finne en dato og binde seg til den. La oss bruke ekskluderingsmetoden for å gjøre planleggingsprosessen litt enklere.

Denne guiden vil fokusere på hvordan du velger en dato for et event og hjelper deg med å vurdere …

  • Publikum
  • Arbeidet som må gjøres
  • Populære ferietider
  • Helligdager
  • Vær- og klimaendringer
  • Forstyrrelser i offentlig transport
  • Konkurrerende event datoer
  • Tilgjengelighet av leverandører og lokaler
  • Tilgjengelighet av forelesere og underholdere

Når vi har gått gjennom alle disse punktene, vil du ha en mye bedre idé om de beste datoene for å ha et event.

1. Tenk på publikum

Som med alt som er relatert til planlegging av events, bør deltagerne være øverst på listen når du velger en dato for eventet.

Ukedager fra tirsdag til fredag ​​kan være praktisk for deltagere i B2B sektoren. Deltagere i B2C sektoren, derimot, kan synes det er mer praktisk å delta på events i helgene.

Tips: Hvis du ikke er sikker på hva som vil passe dine deltagere, kan du lese vår guide for hvordan du bestemmer målgruppen din.

2. Gi deg selv nok tid

Du har mye planlegging og promotering å gjøre i forkant av eventet ditt. Din valgte event dato skal gi deg god tid til å gjøre begge deler slik at det blir en suksess.

Tips:Les våre guider om eventplanlegging og promotering for å få et inntrykk av hvor mye som er involvert i prosessen.

3. Vurder ferietider

Det er lurt å unngå de mest populære ferietidene. Folk bestiller ofte ferieturer godt på forhånd. Skoleferier og helligdager pleier å falle i denne kategorien.

Slik velger du dato for et event: Tenk på populære ferietider.
Tenk på populære ferietider.

Du bør også prøve å unngå datoer rett før og etter populære ferieperioder. Folk vil være for opptatt med å forberede seg på ferien rett før, og for opptatt med å innhente seg rett etter.

4. Politiske og offentlige events

Det kan også være engangs-offentlige events som kan forstyrre eventplanleggingen. Politiske events, for eksempel stortingsvalg, vil ofte distrahere fra ditt event.

Ikke bare vil folk være mer tilbøyelige til å fokusere på slike events, men media vil også først og fremst konsentrere seg om politiske og offentlige events.

5. Forstyrrelser i offentlige tjenester

Pendlere i storbyene vet at ingenting kan ødelegge helgens planer som «planlagte ingeniørverk» eller bare gode gamle jernbanestreiker.

Heldigvis har begge en tendens til å bli kunngjort i god tid, noe som gir deg en sjanse til å justere planene dine. Vær oppmerksom på kommuniserte forstyrrelser i offentlige tjenester når du velger en dato for eventet ditt.

6. Vurder arbeidstid

Hvis du arrangerer en forretningskonferanse eller musikkfestival som går over flere dager, er helgen din venn.

Det er mye enklere for de fremmøtte å ta en eller to fridager for et event som går fra torsdag til søndag, enn det er å ta mesteparten av arbeidsuka.

7. Vær konsekvent (eller ikke)

Du har kanskje lagt merke til at de fleste årlige events, som konferanser og festivaler, finner sted på samme tid hvert år. Det fungerer fordi det hjelper de fremmøtte til å planlegge et helt år fremover.

Men det kan også være interessant å bryte det opp og endre sesongen for ditt årlige event. Det kan gi deg et helt nytt publikum og plassere deg foran konkurransen.

8. Se på konkurransen

Apropos konkurranse, bør du finne ut og holde et øye på når de holder sine events. Du vil ikke at eventets dato skal kollidere med deres, slik at du ender opp med å kjempe over deltagere.

Det kan derfor være nyttig å kartlegge alle konkurrerende events i en egen kalender. På den måten vet du nøyaktig når de finner sted, slik at du kan planlegge rundt dem.

9. Uansett vær

Været kan ha stor innvirkning på eventet ditt, uansett om det blir holdt utendørs eller ikke. Regn, hagl og sterk vind er åpenbart skadelig for utendørsfestivaler.

Slik velger du dato for et event: Ikke en god tid å være vertskap for en piknik.
Ikke en god tid å være vertskap for en piknik.

På den annen side, hvem vil sitte fast inne på en stappfull forretningskonferanse når det er 30 grader og solskinn ute? (Og hva skjer når klimaanlegget går i stykker?)

Tips:Sjekk de historiske temperaturgjennomsnittene når du planlegger datoen for eventet ditt.

10. Bevissthetsdager

Hvis eventet ditt har et bestemt tema, bør du undersøke om det er en bevissthetsdag (eller måned) du kan innrette deg etter.

Tradisjonelle medier fokuserer ofte på disse bevissthetsdagene, noe som betyr at det er større sannsynlighet for at pressemeldingen fra ditt event blir omtalt. Sosiale medier vil sannsynligvis også ha en passende hashtagg du kan bruke til markedsføring.

11. Tilgjengelighet av lokal og leverandør

Hvis du har satt søkelyset på et bestemt lokal eller har en foretrukken leverandør du vil samarbeide med, må du ta hensyn til tilgjengeligheten når du velger datoen for et event.

Det vil ikke være et problem hvis du er vert for jevnlige events som de er klar over. Men husk at lokaler og leverandører vil ha bestemte tider da det er stor etterspørsel.

12. Tilgjengelighet av forelesere og underholdere

Det samme gjelder for alle foredragsholdere eller underholdere du ønsker å ansette til ditt event. Hvis timeplanen deres er i konflikt med den valgte event datoen, vil de sannsynligvis velge det bort.

Slik velger du dato for et event: Er stjernen av showet tilgjengelig?
Er stjernen av showet tilgjengelig?

Viktige forelesere selger billetter til konferanser, og store band selger billetter til festivaler. Hvis de dropper deg, kan det være skadelig for suksessen til eventet ditt.

Sett av datoen

Nå som du har bedre forståelse av alle fallgruvene, er det på tide å kunngjøre datoen for eventet ditt.

Legg den til i kalenderen på nettstedet ditt, og begynn å spre ordet vidt og bredt. Annonser det på sosiale medier, til adresselisten din, og be folk om å sette av datoen.

Lykke til!

by on Legg igjen en kommentar

Å mestre rollen som eventarrangør: 10 viktige ferdigheter for eventarrangører

Så vil du holde dine egne events? Da vil du trenge alle ferdighetene som kreves for å fylle rollen som en eventarrangør. Heldigvis, har vi samlet alt du bør vite her.

Her er noen av eventarrangør ferdighetene vi vil dekke i denne guiden …

  • Organisering og budsjettering
  • Teknisk kunnskap
  • Ledelse og kommunikasjon
  • Salg og kundeservice

Klar til å krysse av noen bokser og utvide din gjøremålsliste?

1. Organisering og tidsstyring

Helt på toppen av vår liste over eventarrangør ferdigheter er evnen til å organisere og planlegge. Uten denne ferdigheten vil eventet bli et sirkus … men ikke den festlige typen.

Det er ikke lett å orkestrere et event. Jo større eventet er, desto flere er involvert, og dermed kan også flere ting gå galt hvis du ikke lager planer og reserveplaner.

Eventarrangør ferdigheter: tidshåndtering er avgjørende.
Tidshåndtering er avgjørende.

Organisatoriske ferdigheter er avgjørende fordi du vil bli bedt om å …

  • Møte tidsfrister
  • Planlegge logistikk
  • Administrere budsjetter
  • Organisere personalets tidsplaner
  • Drive markedsføringskampanjer

Neste trinn: Lær hvordan du forbedrer dine organisatoriske ferdigheter og tidsstyringsferdigheter for å bygge et solid fundament som en eventarrangør.

2. Oppmerksomhet på detaljer

Djevelen er i detaljene, så det er viktig å være oppmerksom hvis du vil unngå å ringe en ung prest og en gammel prest for å få orden på eventet ditt.

Hadde vinen den riktige temperaturen? Fungerte AV-utstyret uten problemer? Smilte servitørene? Var det nok personale til å håndtere registrering på en god måte?

Du kan ha alt planlagt og organisert alt, men det er de små tingene lagt sammen som utgjør opplevelsen av eventet som en helhet.

Neste trinn: Du kan lære å utvikle din oppmerksomhet på detaljer for å øke oddsen for et perfekt event.

3. Budsjettering

Ja, det fryktede B-ordet får også en plass på denne listen. Som alle andre virksomheter som krever ressurser, trenger du kunnskap om å sette opp budsjetter for å organisere et event.

En eventarrangørs rolle vil kreve at du forstår hvilke utgifter du har og hvor du kan finne potensielle inntektskilder for å balansere bøkene dine.

Neste trinn: Les vår guide om hvordan du administrerer et eventbudsjett, slik at bøkene dine er i orden.

4. Kommunikasjon

Evnen til å kommunisere tydelig og effektivt med folk er også en av de viktigste ferdighetene du kan ha som eventarrangør.

En eventarrangørs rolle inkluderer å håndtere et bredt spekter av mennesker:

Du må lytte til alles forventninger og bekymringer. Samtidig må du også kommunisere din egen visjon og forventninger for å være sikker på at dere alle er på samme side.

Her er noen aspekter av din rolle som eventarrangør som vil kreve gode kommunikasjonsferdigheter:

Neste trinn: Du vil nok finne denne listen over forskjellige måter å forbedre kommunikasjonsferdighetene dine til hjelp.

5. Lederskap

En del av rollen som en eventarrangør er å delegere oppgaver til andre mennesker. Enten det er event personell, frivillige, familiemedlemmer eller tredjepartsleverandører, må du til slutt involvere andre.

Eventarrangør ferdigheter: gode ferdigheter i lederskap er viktig for events.
Gode ferdigheter i lederskap er viktig for events.

Gode ​​ledere er i stand til å …

  • Bruke hvert teammedlems individuelle styrker
  • Delegere oppgaver og gi klare instruksjoner
  • Forenkle kommunikasjon mellom teammedlemmer
  • Inspirere og motivere folk til å gjøre sitt beste
  • Skape en følelse av tillit og åpenhet

Med andre ord må du forene folk rundt et felles mål og sørge for at alle kommer sammen og gjør sitt beste.

Neste trinn: Se på denne dyptgående artikkelen som skisserer kvalitetene til en god leder.

6. Nettverksbygging

Eventplanlegging handler om å bringe folk sammen. Og det igjen, handler i en viss grad om å skape et nettverk. Men det er også mye nettverksbygging som foregår bak kulissene.

Enten du er nybegynner eller en erfaren veteran, må du hele tiden bygge og opprettholde profesjonelle relasjoner med alle de personene vi nevnte ovenfor (se nr. 3).

En eventarrangørs rolle kan også kreve at du deltar på sosiale nettverkbygging events eller deltar i nettbaserte grupper der du kan nære dine relasjoner.

Neste trinn: Les deg opp på hvordan du forbedrer dine ferdigheter i nettverkbygging og vurderer å bli med i organisasjoner som Association of Event Organisers.

7. Salg og forhandling

Hvis du er en profesjonell eventarrangør, så er du i eventbransjen. Det betyr at du også vil ha roller som markedsfører, forhandler og selger.

Du må selge konseptet for eventet ditt til potensielle deltagere, givere, sponsorer, influensere og frivillige. Det krever salgs- og markedsføringsevner.

Samtidig må du forhandle frem en god pris for lokalet, catering, materiell, underholdning og alt annet du trenger for å gjøre eventet til en suksess.

Neste trinn: Les vår guide om hvordan du forhandler med leverandører og lokaler for å forbedre disse ferdighetene.

8. Kundeservice

Selv om du må håndtere mange mennesker, fra bedriftens sponsorer til sosiale medier, er ingen like viktige som de som deltar på eventet ditt.

Event deltagerne er kundene, og kundene har alltid rett – selv når de tar feil og er urimelige og du vil rive av deg håret.

Neste trinn: Her er en god liste med tips om hvordan du skal håndtere vanskelige kunder, slik at du kommer ut av det på toppen.

9. Teknisk kunnskap

Eventarrangører må ha en god forståelse av teknologi. Maskiner og automatisering har gjort det mye enklere å planlegge og gjennomføre events, men du må også vite hvordan du bruker dem.

Eventarrangør ferdigheter: du må vite hvordan du bruker maskiner.
Du må vite hvordan du bruker maskiner.

Her er noen av appene og teknologien du trenger å forstå:

Neste trinn: Sjek ut vår liste over gratis eventplanleggings verktøy for å hjelpe deg med å organisere arbeidet ditt bedre.

10. Bred kunnskap om events

Det kan virke åpenbart, men du bør ha en generell kunnskap om hva som kreves for å holde et event.

Du trenger ikke å være ekspert i jobben til en DJ, men du trenger å vite hva DJen trenger for å kunne utføre sin jobb.

Det samme gjelder for alle andre som er involvert i eventet ditt. Sørg for at du er oppdatert på det grunnleggende av hva de gjør slik at du kan delegere og imøtekomme.

Her er annen bred kunnskap om events du trenger:

  • Hvordan lage en planløsning
  • Hvor lang tid middagsservering tar
  • Hvilket AV-utstyr er nødvendig
  • Hvordan estimere kapasiteten til lokalet
  • Hvordan undersøke event leverandører

Neste trinn: Du kan lære alt dette ved å streife rundt på bloggen vår eller å ta et kurs i eventplanlegging.

Føler du deg utstyrt?

Hvis du kan mestre alle disse 10 eventarrangør ferdighetene, så er du godt på vei til en vellykket karriere i eventbransjen.

Var det noe vi hoppet over? Du er velkommen til å legge til forslagene dine i kommentarfeltet nedenfor, og dele de med andre eventarrangører.