14 Spørsmål du bør stille en eventplanlegger (+ verktøy for å evaluere svarene deres)

Det er enkelt å sette sammen en stillingsbeskrivelse og plassere den på en jobbside. Men vet du hvilke spørsmål du bør stille en eventplanlegger når du har dem til et jobbintervju?

I denne artikkelen vil vi dekke …

• Fordelene ved å ansette en eventplanlegger
• Hvor du kan finne gode kandidater
• Hvilke spørsmål du bør stille dem
• Hvordan du evaluerer svarene deres

Hvorfor du bør ansette eneventplanlegger

Det kan være mange grunner til at du kanskje vil ansette en eventplanlegger. Selv om en god eventplanlegger ikke er billig, kan de ofte spare deg for å gjøre kostbare feil.

1. Tidsstyring

Det er mange ting å gjøre i forhold til å organisere et event, og tid er din mest verdifulle ressurs. En erfaren eventplanlegger kan hjelpe deg med å effektivisere prosessen og spare deg for tid.

2. Budsjettstyring

Samtidig som tid er verdifullt, er penger det også. En god eventplanlegger kan hjelpe deg med å administrere budsjettet ditt og forhandle med lokaler og leverandører på dine vegne slik at du får en god avtale.

3. Stresshåndtering

Eventplanlegging blir ofte sitert som en av de mest stressende jobbene i verden. Siden du vil ha mange andre ting å tenke på, hvorfor ikke outsource det ekstra stresset til en profesjonell?

Hvor skal du lete etter eventplanleggere

Nå som du forstår fordelene ved å ansette en eventplanlegger, la oss se på noen steder der du kan finne kvalifiserte kandidater til å organisere eventet ditt.

1. Approved Index

Approved Index er en katalog for eventadministrasjon som i skrivende stund har omtrent 200 eventplanleggere oppført på nettstedet sitt. Du kan også filtrere resultatene etter plassering.

2. Event.org.uk

Selv om event.org.uk ser ut som den er designet av en tenåring på 90-tallet, har den nok av aktive selskaper for håndtering av events oppført i alfabetisk rekkefølge.

3. Bizzabo

Bizzabo er en programvareleverandør for eventadministrasjon og har en omfattende katalog over selskaper som arbeider med eventproduksjon, planlegging og markedsføring.

4. Event Services Directory

Event Services Directory lever opp til navnet og leverer godt. Du finner ikke bare eventplanleggere, men også utstyrsleverandører, cateringfirmaer og bedriftsunderholdning.

5. CrunchBase

Selv om CrunchBase egentlig ikke er en katalog for eventadministrasjon, har de en liste med over 650 planleggere fra hele Europa. Som en bonus viser det deg også forskjellige forretningstall.

6. AEO

Association of Event Organizers har en liste over eventplanleggere som er medlemmer av foreningen. Det er for tiden over 80 å velge mellom i foreningens katalog.

Her er spørsmål du bør stille en eventplanlegger

Du vet nå hvorfor du kanskje trenger å ansette en eventplanlegger og hvor du kan finne dem. Så langt, så vel. La oss dykke ned i de fjorten spørsmålene du bør stille en eventplanlegger under intervjuet.

1. Hva spesialiserer du deg på?

De fleste eventplanleggere vil spesialisere seg i en bestemt type event, som kan være alt fra bryllup til forretningskonferanser. Sørg for at deres kompetanse samsvarer med eventet ditt.

2. Hvilke tjenester tilbyr du?

Eventplanlegging består av mange bevegelige deler, så sørg for at eventplanleggeren din er i stand til å imøtekomme alle behovene dine. Eksempler inkluderer å leie inn foredragsholdere og organisering av catering.

3. Hva er inkludert i prisen?

Finn ut hva du får for pengene dine, og hva som koster deg ekstra. Bli enige om en fast, timebasert eller provisjonsbasert lønn, og fastslå ekstra kostnader som reiseutgifter og støttepersonell.

4. Hvem vil jobbe på eventet?

Finn ut hvem som vil være ditt viktigste kontaktpunkt, og hvor mange andre som vil være med å organisere eventet ditt. Få en oversikt over hvem alle er og hvordan du kontakter dem. (Det kan være lurt å tenke på separate intervjuspørsmål for personalet også.)

5. Hvor mye tid trenger du?

Hvor mye tid eventplanleggeren trenger for å organisere eventet ditt, vil avhenge av størrelsen og typen av eventet, samt hvor mange andre events de jobber på samtidig.

6. Hvordan velger du et lokale for eventet?

Lokalet vil ofte være den største utgiften i eventbudsjettet ditt, så det er viktig at eventplanleggeren velger det med omhu. Still dette spørsmålet for å forstå deres oppmerksomhet for detaljer.

7. Har du gode leverandørkontakter?

Velg en eventplanlegger som har gode forhold til leverandører som leverer utstyr, dekor, transport, catering og underholdning. På den måten vil du sannsynligvis få en god avtale.

8. Hvordan administrerer du eventbudsjettet?

Penger er alltid et problem når du planlegger et event, da det er lett å miste kontrollen over budsjettet. Spør hvordan eventplanleggeren vil administrere budsjettet og hvordan de vil unngå å bruke for mye.

9. Hvordan administrer du tidslinjen?

Som penger, er tid en kritisk faktor i organiseringen av eventet. Det er et viktig spørsmål å stille fordi eventlanleggeren din kan sjonglere flere events samtidig – noe som er en stor utfordring.

10. Hvilken teknologi er du kjent med?

Det finnes en hel rekke verktøy for håndtering av events som hjelper eventplanleggere med å organisere tid, penger, markedsføring og billetter. Finn ut hvilke kandidaten din vet om.

11. Hvordan håndterer du sikkerhet for events?

Helse og sikkerhet er veldig viktig når det gjelder events, og det samme er de forskjellige forsikringene du må tegne. Spør eventplanleggeren hvordan de gjennomfører risikovurderinger.

12. Hva er praksisen din for avbestilling og refusjon?

Som med alle andre tjenesteleverandører, bør du alltid vite hva som skjer hvis du avbestiller eller ønsker refusjon. Forsikre deg om at det er klart angitt i kontrakten du signerer, slik at du unngår overraskelser.

13. Har du noen offisielle sertifiseringer?

Selv om sertifiseringer ikke er super viktige, kan det være betryggende hvis eventplanleggeren din har noen. Spør om deres offisielle utdanning og om de er en del av bransjeforeninger.

14. Hvordan måler du eventets suksess?

Til slutt, er det viktig at dere er enig i kriteriene for suksess. Spør hvilke data de ser på og hvordan de har innlemmet tilbakemeldinger fra tidligere klienter for å forbedre ytelsen.

Verktøy for å evaluere eventplanleggerens svar

Det er ikke mange verktøy som er spesifikke for events når det gjelder å evaluere svarene du får. Det er imidlertid mange nyttige verktøy designet for å evaluere svar fra jobbintervjuer.

Her er noen av de du kan finpusse for å hjelpe deg etter intervjuet:

• Manager Foundation har gitt et omfattende og evalueringsskjema for jobbintervju du kan tilpasse dine behov.
• Vermont Governments HR-avdeling har et raskt og enkelt evalueringsskjema du også kan bruke.
• MaRS har en guide for hvordan du utformer intervjuspørsmål, slik at det er enkelt å rangere svarene i etterkant.

Spør i vei

Det er mange relevante spørsmål du bør stille en eventplanlegger før du vurderer å ansette dem. Å spørre dem i begynnelsen vil spare deg for mye hodepine og misforståelser senere.

Har du ansatt en eventplanlegger i det siste? Del dine erfaringer med samfunnet ved å gi oss en kommentar i seksjonen nedenfor.