12 trinn til en sikker seier: hvordan være vert for et sportsevent

Å være vert for et event kan være stressende, men få events vil inneholde like mye action som et sportsevent.

Så vi har satt sammen en guide om hvordan man er vert for et sportsevent, slik at du ikke blir tatt på sengen på selve dagen.

Les videre for å finne ut…

• Hva du bør dobbeltsjekke på selve dagen
• Hvordan du informerer og kommuniserer med teamet ditt
• Hva du bør forberede for deltagere og idrettsutøvere
• Hvordan du markedsfører eventet med bilder
• Hva du skal gjøre når det er over

1. Sjekk værmeldingen

Hvis sportseventet holdes utendørs, er det viktig at du sjekker værmeldingen på dagen for eventet.

Du har kanskje sjekket det på forhånd, men som vi alle vet, kan været skifte på et blunk.

Dette gjelder spesielt hvis du bor i en by som London, hvor du kan oppleve alle fire årstider på en enkelt dag.

Tips:Du kan bruke Met Office-nettstedet til å sjekke værvarselet for Storbritannia, men kryssreferer med andre kilder som BBC Weather og Accuweather.

2. Informer ditt sportsevent team

Det er avgjørende at du gir relevant informasjon til eventteamet før deltakerne og idrettsutøvere ankommer.

Du kan skrive ut en tidsplan for eventet og gi den ut til alle teammedlemmer og frivillige, så alle er på samme side – bokstavelig talt.

Sørg for at de frivillige som er ansvarlig for førstehjelp har alt de trenger i tilfelle av ulykke eller spillerskade.

Dine frivillige skal ha alle verktøyene som kreves for at de skal kunne gjøre jobben sin. De bør også vite hvem kontaktpersonen er i tilfelle eventuelle problemer under eventet.

Poenget med å ha et informasjonsmøte med teamet er å sikre at du minimerer mengden detaljstyring du må gjøre når alt setter i gang.

Tips:Les vår guide om hvordan man evaluerer et eventteams prestasjon, slik at du vet hvilke detaljer som skal dekkes under informasjonsmøtet.

3. Ta en helse- og sikkerhetsrunde

Når du er vert for et sportsevent, er det en god idé å foreta en helse- og sikkerhetssjekk på dagen for selve eventet.

Som en god eventplanlegger har du allerede gjort all helse- og sikkerhetsplanlegging. Men det er alltid en god idé å dobbeltsjekke i tilfellet noe har endret seg.

Tips:Sjekk ut vår guide til helse og sikkerhet for events for å lære alt du trenger å vite.

4. Kontroller alt teknisk utstyr

Hvis du arrangerer et større sportsevent, trenger du kanskje mikrofoner, lydsystem, og til og med en scene for å kommunisere med deltakerne.

Pass på at alt teknisk utstyr fungerer som det skal. På den måten vet du at det ikke vil være noen tekniske problemer når du må gi beskjeder eller komme med kunngjøringer.

Du vil også ønske å unngå problemer med lyden hvis du trenger å varsle noen om eventuelle idrettsutøvere blir skadet under kampen.

Tips:Les denne guiden om hvordan du utfører en stressfri lydkontroll, slik at du er forberedt.

5. Forbered sportsutstyret

Er du ansvarlig for utstyret til idrettsutøverne? Hvis du er det så sørg for at alt er klart og forberedt til de kommer. Hvis idrettsutøvere tar med eget utstyr, bør du også gi de plass til å oppbevare det.

Tips: Du kan finne gode tilbud på sportsutstyr på nettet, alternativt kan du finne brukt, men godt sportutstyr på eBay.

6. Frem med forfriskningene

Uansett hva slags sportsevent du holder, er det viktig for idrettsutøvere (og deltagerne) å holde seg hydrerte.

Hvis billettene til sportseventet inkluderer forfriskninger, må du sørge for at du setter ut velkomstdrinker når gjestene kommer.

Du bør også sørge for at du har mer enn nok flaskevann for idrettsutøverne. De vil sannsynligvis også sette pris på noen snacks, som frukt og protein barer.

Tips:Bruk denne guiden til sommer-drinker til sportsevents for inspirasjon.

7. Sett opp premiene

Hvis idrettsutøverne konkurrerer om premier, må du forberede dem for å sikre at premiene er polerte og pent satt opp slik at alle kan se de.

Hvis du gir bort noen spesielt verdifulle premier, må du sørge for at du har ordnet tilstrekkelig med sikkerhet.

Tips: Har du ikke bestilt premiene? Sjekk ut denne premie og medalje leverandøren.

8. Registrer og informer deltagerne

Ved et stort sportsevent er det viktig at du forbereder registreringsbordet slik at du kan holde et øye på alle som kommer. Det vil også gjøre det lettere å følge opp med «no-shows».

Det er også en god idé å ha noen eventprogram for hånden som du kan bruke til å informere deltagerne. Inkluder et kart hvis det er mer enn en kamp om gangen.

Tips:Du kan bruke et nettsted som Canva for å raskt og enkelt designe et eventprogram.

9. Ta bilder og video

Det er utrolig viktig å forberede videokameraer og å ha en dedikert fotograf på stedet for å dokumentere sportseventet.

Supportere elsker å gjenoppleve events etter at de skjedde. Bildene og videoopptaket vil også være uvurderlig for oppfølging etter eventet og for markedsføring på sosiale medier.

Tips:Les vår guide for hvordan du finner en kvalifisert eventfotograf.

10. Oppmuntre til deling i sosiale medier

Du er ikke den eneste som kan være interessert i å dele hva som skjer i løpet av sportseventet.

Du bør oppmuntre deltagerne, idrettsutøvere og frivillige til å dele eventsoppdateringer på sosiale medier.

Opprett en event hashtag for sosiale medie-plattformer som Instagram og Twitter. På den måten vil det være lett for alle på sosiale medier å følge med på hva som skjer.

Tips:Les denne guiden for å lære alt om hvorfor og hvordan man lager en event hashtag.

11. Del ut premiene

Når idrettsutøverne har gitt en spektakulær prestasjon, er det på tide å gi ut premiene.

Prisutdelingen er din sjanse til å skinne som verten for eventet. Hvis du ikke er komfortabel med å gi offentlige taler, sørg for at et medlem av teamet ditt gjør det.

12. Pakk sammen og si farvel

Når alt er sagt og gjort, er det på tide å si farvel til alle deltagerne. Takk idrettsutøverne for deres gode ytelse og pakk sammen alt utstyret.

Hvis du har arrangert eventet ute, vil du være veldig forsiktig med å sikre at ingen søppel blir etterlatt. Ikke bare vil det være skadelig for miljøet, men det kan også føre til bøter.

Utmattet enda?

Hold ut litt til.

Tørk svetten fra pannen, lad opp på elektrolytter, og forbered deg på den siste runden: oppfølgingen.